Pengawasan pemilu tahun 2019 di Kota Banda Aceh telah dilaksanakan dan Alhamdulillah berjalan dengan baik. Kegiatan pengawasan tahapan demi tahapan telah dilalui dengan menghasilkan berbagai arsip sebagai bentuk pertanggungjawaban pekerjaan seperti surat, data, foto, laporan dan arsip lainnya sehingga harus disimpan/dikelola dengan baik serta mudah didapat bila diperlukan.
Menurut Pasal 1 angka 2 Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, Pengertian arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
Penyimpanan arsip secara konvensional akan menyulitkan dalam mencari/mengambil kembali arsip tersebut saat dibutuhkan. Kehilangan dapat terjadi bila arsip dipindahkan dari tempat penyimpanannya. Peminjaman arsip untuk diduplikat menjadi hal yang biasa dalam berkegiatan dilembaga Pemerintahan. kehilangan dapat terjadi baik saat membawa, ditempat arsip duplikat atau tidak dikembalikan pada tempat semula sesudah arsip diduplikat.
Digital arsip sebagai New Normal di Sekretariat Panwaslih Kota Banda Aceh merupakan terobosan baru yang sudah dijalankan sejak masa pandemi covid-19 (April 2020). Arsip surat menyurat menjadi target awal untuk didigitalisasi karena surat merupakan arsip dasar yang paling penting untuk dikelola. Pengelolaan secara manual sudah dijalankan dengan baik, pemahaman personil sudah terbentuk sehingga sangat memudahkan dalam membangun software pengelolaan arsip surat menyurat.
Kebiasaan penyampaian surat dalam bentuk file pdf melalui group WhatsApp menjadi salah satu momentum dalam upaya digitalisasi surat karena mempersingkat proses upload ke aplikasi. Aplikasi scanner di hand phone android menjadi pilihan sebagai pengganti alat scanner manual dan sangat efektif dalam merubah format surat dari hard copy menjadi soft copy.
Surat yang sudah diupload selanjutnya didisposisi melalui tool aplikasi dengan perangkat hand phone atau computer. Surat yang sudah selesai didisposisi kemudian dicetak beserta lembar disposisinya dan disimpan dalam bentuk hardcopy pada map yang sudah dicocokkan dengan kode penyimpanan di aplikasi sehingga memudahkan dalam mendapatkan arsip hardcopy jika suatu saat dibutuhkan. Arsip softcopy dapat diakses melalui menu “data surat masuk” dan “data surat keluar” bagi pengguna yang telah diberi hak akses. Pembatasan akses ke modul surat dimaksudkan untuk menjaga ketertiban dalam pengelolaan arsip sebagai upaya pencegahan penyebaran informasi yang dikecualikan.
Kemudahan mengelola/mengakses arsip surat secara online menjadi nuansa baru dalam berkarya di Sekretariat Panwaslih Kota Banda Aceh, kondisi ini merubah kebiasaan kerja kaum konvensional dan nuansa ini sangat digemari oleh kaum milenial, dimana arsip surat dapat diperoleh dengan cepat tanpa harus menghubungi penyimpan arsip. Arsip yang diperoleh dari aplikasi sama persis seperti yang tersimpan di map arsip dan dapat dicetak kembali bila diperlukan.
Kesuksesan dalam mengelola arsip digital sangat ditentukan oleh kedisiplinan operator yang bertugas meng-upload arsip ke aplikasi dan sampai saat ini telah tersimpan sejumlah 85 arsip surat masuk dan 42 arsip surat keluar sejak Januari 2020. Operator juga bertugas memberitahu pejabat yang berwenang mendisposisi surat bila ada surat yang masuk dan memantau posisi pergerakan surat melalui menu “Tracking Disposisi Surat” sehingga surat terdisposisi tepat waktu.
Aplikasi ini akan terus dikembangkan untuk menampung berbagai jenis arsip lainnya. Aplikasi ini berbasis web base dan akan dikembangkan dengan versi IOS/android sehingga memudahkan dalam berinteraksi dengan aplikasi dan pengguna mengetahui bila ada surat masuk dengan notifikasi otomatis dari aplikasi tanpa harus diberitahu oleh operator. Penyediaan/pengembangan aplikasi ini sebagai bentuk dukungan sarana dalam rangka memfasilitasi kegiatan Panitia Pengawas Pemilihan Kota Banda Aceh.
Banda Aceh, 06 Juli 2020, Penulis : Abdullah, ST. M.Si (Koordinator Sekretariat Panwaslih Kota Banda Aceh)