Sekretariat Panwaslih Kota Banda Aceh Kelola Arsip Berbasis Elektronik

Guna mengintegrasi data secara online, Sekretariat Panwaslih Kota Banda Aceh mulai gunakan aplikasi untuk mengintegrasi data dan dokumen secara digital. Koordinator Sekretariat Panwaslih Kota Banda Aceh, Abdullah yang memimpin rapat yang diselenggarakan di aula sekretariat (Jum’at, 01/10) mengatakan bahwa tujuan utama digunakannya aplikasi ini adalah untuk memudahkan kinerja. Ia menilai, penerapan arsip elektronik ini dilatarbelakangi oleh adanya persoalan-persoalan yang kadang membutuhkan data dalam waktu cepat. “pengalaman beberapa waktu yang lalu, persoalan susahnya mendapatkan data yang dibutuhkan menjadi gagasan utama mengapa aplikasi ini kita gunakan” terang Abdullah. Menurutnya, adanya pengintegrasian data secara elektronik ini selain untuk memudahkan pencarian data juga untuk menghindari “kehilangan” data sewaktu-waktu ketika ada keadaan yang tidak dapat diprediksi akan terjadi. “kita coba berangkat dari pengalaman tersebut, memanfaatkan teknologi yang ada untuk memaksimalkan penyimpanan arsip oleh setiap staf” Imbuh Koordinator Sekretariat melanjutkan pemaparannya. Ia menambahkan, di dalam aplikasi tersebut ada modul data dan informasi yang mencakup nama kegiatan, output, klasifikasi, dan keterangan. Nanti akan diisi sesuai dengan kegiatan apa yang telah dilaksanakan. “setelah kegiatan dilaksanakan, para staf wajib menginput dokumen-dokumen yang telah ada baik foto maupun uraian singkat kegiatan ke dalam form keterangan yang ada sehingga data-data tersebut akan lebih tertib sesuai apa yang dibutuhkan” tutup Abdullah. Nantinya sejumlah dokumen yang disimpan secara digital berupa data tersebut tersimpan secara rapi di dalam sistem dan dapat diakses oleh seluruh staf pada masing-masing bidang. Laporan: Ilham