Meracik Personil Sekretariat

Sebagian organisasi mencapai perkembangan dengan cepat sesuai dengan visi dan misinya, bahkan ada juga organisasi berjalan lambat untuk mencapai visi dan visinya. Tentu keadaan tersebut besar kemungkinan disebabkan kapasitas personil yang tidak memadai untuk menggerakkan organisasi. Memperbaiki kondisi organisasi misalnya dengan merubah visi misi, menyesuaikan strategi. Setelah itu, melaksanaka dengan target capaian dan sasaran yang telah ditetapkan. Semua ini hanya dapat dilakukan oleh orang-orang yang telah bergabung dalam organisasi yang biasa disebut sebagai tim. Tim dapat diartikan sekelompok orang yang akan menjalankan tugas mencapai visi misi organisasi/lembaga sesuai dengan tujuan, sasaran dan target yang telah ditetapkan saat lembaga tersebut didirikan. Tugas dan fungsi setiap anggota tim disesuaikan dengan rencana strategis lembaga yang akan di laksanakan oleh setiap anggota tim secara bersinergi sesuai bidang tugas dan fungsinya. Kapasitas setiap anggota tim akan menentukan keberhasilan capaian visi dan misi suatu lembaga. Maka dalam mencari anggota tim harus disesuaikan dengan kualifikasi yang akan mengisi berbagai tugas dan fungsi. Perencanaan seperti ini merupakan lengkah awal yang baik dalam pembentukan tim. Tentu sebelumnya telah ditetapkan analisa jabatan untuk berbagai bidang tugas yang akan diisi oleh orang-orang yang berkompeten menjalankannya. Pembagian tugas sangat penting agar tidak tumpang tindih pekerjaan dan secara berkala dievaluasi sesuai dengan perkembangan organisasi. Mengevaluasi rincian tugas dan fungsi setiap anggota tim menjadi tugas pokok seorang pimpinan, dan pemimpin lembaga harus berperan aktif dalam rangka menjaga dan terus meningkatkan kinerja atau performa setiap anggota tim. Keterkaitan pekerjaan antar anggota tim menjadi penting diperhatikan agar tidak terjadi tumpang tindih dan mengakomodir seluruh rencana strategis lembaga yang telah ditetapkan. Pada awal 2019 silam, saya bergabung di Sekretariat Panwaslih Kota Banda Aceh. Langkah pertama yang kami lakukan adalah mereview setiap pegawai baik aparatur sipil Negara (ASN) maupun Pegawai Pemerintah Non Pegawai Negeri (PPNPN) yang sudah ada saat itu. Hasil review kami sesuaikan dengan kebutuhan organisasi dan menyusun rincian tugas pegawai sesuai dengan bidang tugas dan kapasitas yang dimiliki, serta menetapkan pola koordinasi antar pegawai serta unsur pimpinan. Para personil yang bertugaspun beragam keilmuan dan pengalaman. Di bagian keuangan diisi oleh orang yang spesifikasi keilmuan ekonomi yang telah berpengalaman  di kerja-kerja keuangan, di bagian kepegawaianpun diisi oleh orang berpengalam di bidang Sumber Daya Manusia, dan bagian penyelesaian sengketa serta bagian pengawasan diisi personil berlatang pendidikan hukum. Memperkuat tim menjadi fokus penting, dan kami yakini akan dapat meningkatkan performa lembaga. Penerapan disiplin menjadi kunci dalam melaksanakan tupoksi, setiap pegawai diamati secara terus menerus, berdiskusi, memberi pengarahan dan motivasi terus kami lakukan. Komunikasi yang baik dengan unsur pimpinan lainnya menjadikan rencana pembentukan tim berjalan cukup baik dan sesuai dengan kebutuhan lembaga. Komposisi tim sudah ditetapkan oleh Bawaslu RI baik secara kuantitas maupun keilmuan yang dimiliki. Namun ada beberapa formasi yang tidak ditentukan kualifikasi untuk disesuaikan dengan kebutuhan masing-masing daerah. Peluang ini kami manfaatkan untuk mencari pegawai dengan spesifikasi keilmuan jurnalistik yang berprofesi sebagai wartawan, dan keilmuan teknologi informasi yang berprofesi sebagai programer. Pegawai kualifikasi Jurnalis dimaksudkan untuk melaksanakan tugas kehumasan melalui media internal maupun external dengan harapan setiap kegiatan yang kami lakukan terpublikasi ke publik. Programer atau sering di sebut tenaga Teknik Informatika dimaksudkan agar pekerjaan yang selama ini kami lakukan secara manual menjadi lebih praktis dengan menggunkan teknologi digital sesuai dengan perkembangan zaman.     Membuat platform digital menjadi tugas utama programer dan tugas-tugas tambahan lainnya sesuai kebutuhan. Mengintegrasikan beberapa pekerjaan dalam satu aplikasi menjadi suatu cita-cita yang ingin kami capai bersama dalam mejalankan tugas di Sekretariat Panwaslih Kota Banda Aceh. Melaksanakan tugas secara online menjadi kebiasaan baru, serta tidak terikat waktu maupun tempat, serta efektif dan efesien. Perekrutan yang direncanakan dengan baik menjadi kunci utama dalam mmendapatkan pegawai yang memiliki kapasitas sesuai dengan kebutuhan lembaga. Setiap bidang di isi oleh orang-orang yang berkompeten dan cukup berpengalaman pada bidangnya, memberikan pendidikan dan pelatihan yang terstruktur menjadi penting dalam mengupdate atau mengupgrade pengetahuan pegawai agar dapat terus menyesuaikan dengan perkembangan zaman.  Memonitor, memotivasi dengan memberi semangat atau menciptakan tujuan bersama yang harus dicapai bersama-sama sesuai dengan target tertentu, menjadi penyemangat untuk terus menjaga performa dalam bekerja. Komunikasi yang baik diantara pimpinan dan staf menjadi kebiasaan dalam beraktifitas sehari-hari. Bertanggungjawab terhadap tugas masing-masing dan saling membantu menjadi pendorong berkinerja lebih baik serta menciptakan suasana yang harmonis dan Panitia Pengawas Pemilhan Kota Banda Aceh terfasilitasi dengan baik. Penulis: Abdullah, ST. M.Si (Koordinator Sekretariat Panwaslih Kota Banda Aceh)