Mendulang Sumber Daya Personil

Sumber daya personil merupakan kunci utama dalam mencapai kesuksesan sebuah organisasi, memiliki kuantitas dan kualitas personil yang memadai belumlah cukup untuk meraih keberhasilan tanpa memanfaatkan sumber daya tersebut secara maksimal. Banyak organisasi memiliki visi misi yang bagus, strategi yang mumpuni namun tidak dapat berjalan dengan baik, salah satunya dikarenakan sumber daya personil yang ada tidak dimanfaatkan dengan baik. Memanfaatkan sumber daya personil secara maksimal menjadi tugas utama pimpinan. Personil yang dipimpin terkadang tidak dapat diandalkan dalam memenuhi tuntutan organisasi, padahal sebelumnya personil tersebut direkrut karena memiliki keilmuan dan pengalaman yang mumpuni untuk menyelesaikan tugas yang akan dilaksanakan nantinya. Kinerja yang tidak maksimal dapat disebabkan oleh berbagai faktor internal maupun eksternal setiap personil, misalnya lingkungan kerja yang tidak nyaman, tupoksi yang tumpang tindih, komunikasi yang tidak terarah, terjadi dualisme kepemimpinan, fasilitas yang tidak memadai, penegakan disiplin yang tidak merata dan faktor lainnya. Kondisi ini tentu tidaklah sama untuk semua organisasi atau lembaga pemerintah sekalipun. Bila kondisi ini terjadi maka perlu langkah-langkah efektif yang harus dilakukan oleh pimpinan suatu lembaga. Untuk memudahkan pemahaman, penulis akan menceritakan langkah-langka yang sudah dilaksanakan di Sekretarait Panwaslih Kota Banda Aceh dalam berupaya memaksimalkan kinerja personil yang ada saat ini sesuai dengan keilmuan dan pengalamam yang dimiliki.. Sebagai orang baru yang bergabung, langkah pertama yang saya lakukan pada awal Februari tahun 2019 silam adalah memperkanalkan diri kepada semua personil termasuk komisioner dengan menceritakan pengalaman yang telah saya lakukan pada instansi sebelumnya dengan maksud agar setiap personil dapat memposisikan diri terhadap keilmuan dan pengalaman yang saya miliki baik teknis maupun manajerial. Apel pagi setiap hari senin menjadi media yang efektif dalam memperkenalkan diri dan menyampaikan berbagai arahan atau kebijakan yang akan dijalankan. Selain itu rapat rutin staf bulanan juga menajdi forum resmi melakukan hal tersebut, serta forum tidak resmi lainnya seperti diskusi personal atau kelompok staf. Berbaur dengan staf secara terukur sangat memudahkan dalam barsosialisasi dengan efektif sambil memperhatikan perubahan perilaku dan kinerja personil. Meningkatkan performa personil tentu tidak cukup hanya dengan sosialisasi saja, perlu media tambahan sebagai alat ukur kinerja yang dilaksanakan atas kesepahaman bersama untuk kepentingan kemajuan lembaga. Maka dalam hal ini kami membuat satu aplikasi kinerja yang terintergrasi dengan beberapa modul lainnya dengan mengadopsi pola pelaporan melalui lembar kerja harian secara elektronik. Rekapan kinerja harian, mingguan atau bulanan yang dicetak dari aplikasi tersebut menjadi acuan bersama dalam mengevaluasi kinerja sesuai dengan target yang telah ditentukan dan setiap bulannya dipublikasi pada grop whatsapp oleh personil yang mengurusi kepegawaian. Pelaporan pekerjaan harian masing-masing personil sesuai dengan tugas dan fungsi yang telah ditentukan saat penempatan pada bagiannya. Pemilahan tugas berdasarkan kebutuhan organisasi dan kompetensi masing-masing personil dalam rangka menghindari tumpang tindih pekerjaan. Personil yang telah diberikan suatu tugas perlu diapresiasi sesuai dengan capaian kinerjanya untuk memotivasi dan menggerakkan personil yang lain. Bekerja dengan pola dan kesadaran sendiri, kami yakini menjadi faktor utama dalam mencapai kinerja yang maksimal setiap personi maka diberikan motivasi kepada setiap personil dengan menyampaikan gagasan dan tujuan yang ingin dicapai bersama untuk kepentingan kemajuan Lembaga, sedangkan teknis pelaksanaannya sesuai keahlian masing-masing personil sesuai ketentuan yang telah ditetapkan. Potensi sumber daya yang dimiliki setiap personil keuangan, kehumasan, teknologi informasi dan personil yang bertugas di divisi terus kami upayakan agar memaksimalkan segala ilmu dan pengalamannya  dalam menyelesaikan tugas dengan cara ikut hadir di tengah-tengah mereka pada setiap kesempatan baik untuk melihat kemajuan pekerjaan yang sudah diberikan ataupun mengoreksi dan memberi arahan serta memotivasi agar semangat menyelesaikan tugas tersebut. Setiap personil diarahkan untuk fokus menyelesaikan tugas satu persatu secara tuntas dan setiap tugas diberi target waktu penyelesaiannya, agar mereka dapat mengendalikan waktu secara mandiri. Target kinerja yang diberikan kami evaluasi setiap bulan sebagai bentuk monitoring dan jika tidak tercapai maka akan dirapatkan bersama untuk mencari jalan keluar yang lain. Misalnya staf dikehumasan dengan target kinerja adalah memposting empat berita dalam satu bulan di website. Pada awal bulan berikutnya akan di publis di grup bersama dalam bentuk info grafis terhadap capaian kinierja mereka. Demikian juga dengan staf yang bertugas di bagian lain. Pada dasarnya setiap personil akan taat dan loyal kepada mimpinya masing-masing. Selama lembaga tempat mereka bekerja dapat memberikan pencapaian terhadap mimpi mereka maka selama itu pula mereka akan loyal kepada lembaga tersebut. Setiap personil tentunya mengharapkan untuk mendapatkan penghasilan untuk memenuhi kebutuhan mereka dan keluarganya, namun tidak hanya itu yang dapat membuat mereka loyal kepada pimpinan dan lembaga. Suasana kerja yang kondusif, koordinasi yang baik antar sesama, kehadiran pimpinan yang dapat memberi rasa nyaman bagi mereka dan faktor lainnya menjadi penentu dalam menggerakkan setiap personil untuk bekerja maksimal dengan ilmu dan pengalaman yangdimiliki setiap personil. Penulis: Abdullah, ST. M.Si (Koordinator Sekretariat Panwaslih Kota Banda Aceh)