Digitalisasi Pengelolaan Barang Persediaan

Ketersediaan barang kebutuhan sehari-sehari untuk mendukung aktifitas perkantoran merupakan wujud penerapan manajemen yang berkualitas dalam mengelola barang persediaan. Memenuhi kebutuhan alat tulis kantor dan barang lainnya untuk berbagai kegiatan disekretariat merupakan salah satu tugas yang harus dikerjakan dengan baik dan terintegrasi dengan semua personil yang terlibat dalam pengelolaan barang sehingga casflow terekam pada setiap transaksi. Pengadaan barang persediaan menyesuaikan dengan keadaan stok barang di gudang, jenis barang yang telah habis atau hampir habis menjadi objek pengadaan baru. Pencatatan casflow barang menjadi kunci utama dalam mendapatkan data yang valid sebagai pedoman dalam pelaksanaan pengadaan barang persediaan. Pencatatan secara manual dapat terjadi kesalahan atau kekeliruan baik karena kesalahan mencatat atau lupa mencatat, bahkan double mencatat sangat mungkin terjadi yang menyebabkan keakuratan data diragukan, sehingga pengadaan barang tidak sesuai dengan kebutuhan. Barang yang berjumlah banyak dan frekwensi casflow yang tinggi sangat memungkinkan terjadi seslisih stok pada catatan dengan stok di gudang jika casflow dikelola secara manual. Menyikapi permasalahan tersebut dan mengikuti perkembangan teknologi informasi serta di dukung dengan sumberdaya daya yang handal, Panwaslih Kota Banda Aceh telah menerapakan teknologi digital dalam mengelola persediaan barang, walaupun jenis barang persediaan yang di kelola tidak banyak. Pada bulan Juli tahun 2020 modul persediaan pada aplikasi SIWAS resmi dijalankan di Sekretariat Panwaslih Kota Banda Aceh. Pengadaan barang persediaan sejak bulan Maret tahun 2020 telah diinput ke modul tersebut. Proses penginputan barang masuk dan keluar dilakukan oleh pengelola persediaan, sedangkan pengadaan dilakukan oleh staf yang bertugas melaksanakan pengadaan barang. Setiap saat kondisi persediaan dapat dimonitor oleh pemegang hak akses guna keperluan monitoring atau evaluasi maupun sebagai dasar pengadaan barang selanjutnya. Bila stok telah kosong atau bertanda merah, maka staf pengadaan segera melakukan proses pengadaan baru termasuk untuk jenis barang yang tersisa sedikit sehingga stok tidak sampai kosong. Kondisi ini sangat memudahkan dalam mengelola persediaan barang karena dapat diakses secara online dari mana saja. Di masa pandemi virus Covid-19 telah menjadi faktor pendorong dalam bekerja dengan menggunakan teknologi informasi sehingga protokol kesehatan dapat dijalankan dengan tetap berkinerja maksimal.   Aplikasi persediaan dari Kementrian Keuangan telah disosialisasikan oleh narasumber pada acara Bimbingan Teknis Penatausahaan dan Pengelolaan Barang Milik Negara (BMN) bagi Panwaslih Kabupaten/Kota Se-Aceh yang diselenggarakan pada tanggal 11 sampai dengan 13 Agustus 2020 silam di Hermes Palace Hotel. Dalam bimtek tersebut dijelaskan bahwa aplikasi persediaan tersebut belum dapat digunakan oleh Sekretariat Panwaslih Kab/Kota karena belum menjadi Satuan kerja (Satker) yang berdiri sendiri. Sambil menunggu menjadi Satker, maka aplikasi yang telah dijalankan Panwaslih Kota Banda Aceh selama ini menjadi alternative dalam mengelola persediaan barang, dan jika nantinya di terapkan aplikasi dari Kementrian Keuangan, maka aplikasi ini menjadi pembanding sebagai upaya mengurangi kesalahan dalam menginput ke aplikasi dari Kementrian Keuangan. Kini laporan persedian dari bulan maret 2020 sampai sekarang dapat dicetak perbulan sesuai kebutuhan sebagai bentuk laporan pertanggungjawaban pengadaan dan pemakaian barang persedian di Sekretariat Panwaslih Kota Banda Aceh.  Penulis: Abdullah, ST. M.Si (Koordinator Sekretariat Panwaslih Kota Banda Aceh)