Digital Arsip Sebagai New Normal di Sekretariat Panwaslih Kota Banda Aceh

Pengawasan pemilu tahun 2019 di Kota Banda Aceh telah berjalan dan terlaksana dengan baik. Semua kegiatan pengawasan disetiap tahapan pun telah dilalui dengan menghasilkan berbagai arsip kepemiluan seperti surat, foto, laporan, dan arsip lainnya. Keberadaan dan pengelolaan arsip-arsip tersebut merupakan bentuk pertanggung jawaban dari tugas pengawasan yang dilakukan penyelenggara pemilu. Di dalam Undang-Undang Nomor 7 Tahun 2019 tentang Pemilu juga menyebutkan Bawaslu bertugas mengelola, memelihara, dan merawat arsip serta melaksanakan penyusutannya berdasarkan jadwal retensi arsip sesuai dengan ketentuan peraturan perundangundangan. Karena itu, keberadaan arsip seyogianya disimpan dan dikelola dengan baik agar memudahkan nantinya menyajikan arsip tersebut menjadi informasi yang diperlukan dikemudian hari. Menurut Pasal 1 ayat 2 dalam Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan menyebutkan pengertian arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara. Penyimpanan arsip secara konvensional akan menyulitkan dalam mencari, mengambil kembali arsip tersebut saat dibutuhkan informasinya. Lantas, pengelolaan secara konvensional pun akan memungkinkan lembaran arsip tercecer atau berpindah tangan, dan tempat nantinya. Peminjaman arsip untuk diduplikat menjadi hal yang biasa dalam kegiatan di lembaga pemerintahan untuk menjamin informasi tersebut akurat. Digital arsip sebagai New Normal di Sekretariat Panwaslih Kota Banda Aceh merupakan terobosan baru yang sudah dijalankan pada April 2020 silam. Di masa pandemi virus Covid-19, bekerja dengan virtualisasi digital sangat solutif. Arsip surat menyurat menjadi target awal untuk didigitalisasi karena surat merupakan arsip dasar yang paling penting untuk dikelola. Pengelolaan secara manual sudah dijalankan dengan baik, dan keberadaan kualitas Sumber Daya Manusia (SDM) juga memudahkan dalam membangun software pengelolaan arsip surat menyurat. Kebiasaan penyampaian surat dalam bentuk file pdf melalui group WhatsApp menjadi salah satu momentum dalam upaya digitalisasi surat karena mempersingkat proses upload ke aplikasi. Aplikasi scanner di hand phone android menjadi pilihan sebagai pengganti alat scanner manual dan sangat efektif dalam merubah format surat dari hard copy menjadi soft copy. Surat yang sudah diupload selanjutnya didisposisi melalui tool aplikasi dengan perangkat hand phone atau computer. Surat yang sudah selesai didisposisi, kemudian dicetak beserta lembar disposisinya dan disimpan dalam bentuk hardcopy pada map yang sudah dicocokkan dengan kode penyimpanan di aplikasi, sehingga memudahkan dalam mendapatkan arsip hardcopy jika suatu saat dibutuhkan. Arsip softcopy dapat diakses melalui menu “data surat masuk” dan “data surat keluar” bagi pengguna yang telah diberi hak akses. Pembatasan akses ke modul surat dimaksudkan untuk menjaga ketertiban dalam pengelolaan arsip sebagai upaya pencegahan penyebaran informasi yang dikecualikan. Kemudahan mengelola dan mengakses arsip surat secara online menjadi nuansa baru dalam berkarya di Sekretariat Panwaslih Kota Banda Aceh, kondisi ini merubah kebiasaan kerja konvensional menuju digitalisasi yang sangat solutif. Arsip surat dapat diperoleh dengan cepat tanpa harus menghubungi penyimpan arsip. Arsip yang diperoleh dari aplikasi sama persis seperti yang tersimpan di map arsip dan dapat dicetak kembali bila diperlukan. Kesuksesan dalam mengelola arsip digital sangat ditentukan oleh kedisiplinan operator yang bertugas meng-upload arsip ke aplikasi dan sampai saat ini telah tersimpan sejumlah 85 arsip surat masuk dan 42 arsip surat keluar sejak Januari 2020. Operator juga bertugas memberitahu pejabat yang berwenang mendisposisi surat bila ada surat yang masuk dan memantau posisi pergerakan surat melalui menu “Tracking Disposisi Surat” sehingga surat terdisposisi tepat waktu. Aplikasi ini akan terus dikembangkan untuk menampung berbagai jenis arsip lainnya. Aplikasi ini berbasis web base dan akan dikembangkan dengan versi IOS/android sehingga memudahkan dalam berinteraksi dengan aplikasi, dan pengguna mengetahui bila ada surat masuk dengan notifikasi otomatis dari aplikasi tanpa harus diberitahu oleh operator. Penyediaan dan pengembangan aplikasi ini sebagai bentuk dukungan sarana dalam rangka memfasilitasi kegiatan Panitia Pengawas Pemilihan Kota Banda Aceh.     Penulis: Abdullah, ST. M.Si (Koordinator Sekretariat Panwaslih Kota Banda Aceh).